Le grand jour est arrivé ! Vous venez de créer votre entreprise, vous vous mettez à votre compte ou vous démarrez une activité libérale. La joie de l’indépendance et le plaisir de tenir toutes les rênes de votre destinée vous comblent. Vous devez cependant affronter un véritable parcours du combattant pour relever les défis administratifs et technologiques qui vous permettront ensuite d’exercer votre métier.
Après une rapide enquête, vous avez choisi et enregistré le nom de votre société. « Ma super entreprise » est créée, les quelques tracas juridiques sont résolus et le choix du siège social est entériné. Il ne vous manque plus qu’une adresse email et vous n’allez bien entendu pas utiliser votre compte personnel Gmail ou Orange ! Vous devez donc configurer et paramétrer votre messagerie d’entreprise.
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Comment enregistrer un nom de domaine pour son entreprise
En premier lieu, il vous faut enregistrer votre nom de domaine pour qu’il soit reconnu. Le nom de domaine est votre adresse Internet et correspond à la partie de l’adresse email qui se trouve après le fameux arobase @. Dans votre cas cela pourrait être masuperentreprise.com ou ma-super-entreprise.fr ou toute autre forme de duo constituée de votre nom d’entreprise et d’une extension (com, fr, eu, net, etc.).
Le nom de domaine, qui est un nom lisible et compréhensible, est alors associé à une adresse IP qui est l’adresse du serveur où se trouvent votre site Internet et votre messagerie d’entreprise. L’adresse IP est une succession de nombres comme par exemple 85.171.52.210 ou toute autre succession de quatre valeurs comprises entre 0 et 255. L’adresse IP est difficilement utilisable sur une carte de visite mais c’est elle qui identifie précisément le serveur vers lequel les courriers électroniques doivent être transmis.
Le dépôt du nom de domaine doit se faire auprès de bureaux d’enregistrement qui assureront alors la mise à jour des différents annuaires diffusés un peu partout dans le monde. Le bureau d’enregistrement est un prestataire de services qui peut vous proposer aussi d’héberger votre site Internet et votre messagerie d’entreprise.
Il existe environ 400 bureaux d’enregistrement en France dont les plus connus sont OVH et 1&1 car ils proposent une panoplie d’offres très étendue.
Faire héberger sa messagerie d’entreprise
La messagerie professionnelle la plus connue est Exchange de Microsoft. Elle s’installe traditionnellement sur un serveur qu’il faut acquérir et maintenir. Cette architecture se prête bien aux grosses structures qui ont les ressources techniques et les moyens de gérer par eux-mêmes leurs applications.
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Les petites entités indépendantes ont tout intérêt à utiliser des solutions de messageries professionnelles hébergées. Il est naturel de choisir le même prestataire pour l’enregistrement de son nom de domaine et pour l’hébergement de ses emails. Les offres packagées qui existent aujourd’hui sont très attractives et les liens entre les deux composants sont automatiquement établis.
Ce n’est cependant pas une obligation et on peut très bien souscrire un hébergement de sa messagerie professionnelle chez un autre prestataire que celui qui gère le nom de domaine. La configuration introduit alors une petite complexité car il faut transmettre les paramètres de l’un à l’autre.
Les messageries professionnelles hébergées – entrée de gamme
La plupart des fournisseurs ont des offres destinées aux professionnels et aux petites entreprises qui démarrent au niveau d’un euro par mois et par utilisateur. Ces offres sont généralement suffisantes et reposent fréquemment sur les versions Web des outils de Microsoft, notamment Outlook. Un espace de stockage d’une dizaine de Mo est fourni pour chaque utilisateur ainsi qu’un ensemble de services de base comme par exemple un anti-virus et un anti-spam.
Des offres packagées incluant la suite Office
En payant quelques euros de plus par utilisateur et par mois, il est possible d’améliorer significativement les services proposés avec par exemple un espace de stockage supérieur, une adresse IP dédiée ou un accès à la suite Office de Microsoft. Cette acquisition packagée fournie par un hébergeur est une bonne façon d’avoir accès à ces outils bureautiques à bon prix.
La messagerie et la suite bureautique G Suite de Google
Ceux qui souhaitent bénéficier de l’environnement totalement Cloud de Google et de sa suite bureautique G Suite (maintenant Workspace) ont eux aussi accès à des formules équivalentes. Des sociétés partenaires assurent l’enregistrement du nom de domaine et les outils d’administration de Google simplifient le paramétrage qui doit être fait pour lier les deux composants.
Les paramètres importants pour l’enregistrement du nom de domaine
La liaison principale qui établit un lien entre le nom de domaine choisi et l’adresse IP du serveur est décrite dans ce qu’on appelle un enregistrement DNS de type A. En simplifiant à l’extrême, il s’agit d’une ligne dans un annuaire qui établit un lien entre un nom et un numéro.
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Un lien plus spécifique pour le courrier électronique existe et s’appelle l’enregistrement de type MX. Il joue le même rôle en établissant un lien entre la partie à droite de l’arobase dans une adresse email et l’adresse IP du serveur de messagerie.
La configuration de la messagerie d’entreprise
Après l’enregistrement du nom de domaine, il est nécessaire de créer les comptes des utilisateurs. Cette deuxième tâche ne comporte aucune complexité particulière et dépend bien entendu des outils du fournisseur de messagerie. Certaines interrogations peuvent survenir lors de la création avec le choix du mot de passe ou la définition d’une adresse email secondaire.
L’administration des comptes utilisateurs peut devenir plus élaborée lorsqu’il faut donner des droits ou paramétrer les autres outils (agenda, traitement de texte, tableur, etc.). Les fonctions de collaboration avec plusieurs utilisateurs qui travaillent ensemble génèrent aussi une réflexion plus poussée en relation avec l’organisation du travail au sein de l’entreprise.
La standardisation des adresses email
Il est usuel d’adopter le format prénom.nom@masuperentreprise.com. Cependant certains préfèrent moins afficher l’identité des utilisateurs en tronquant le prénom ou le nom. Dans tous les cas de figure, il faut normaliser les adresses email avec une façon de faire. Il faut aussi définir les adresses génériques ou les adresses de services qui évitent de mettre en avant un collaborateur comme par exemple, support@masuperentreprise.com ou recrutement@masuperentreprise.com.
Le déploiement de la messagerie et des outils sur les postes de travail
Il est fréquent aujourd’hui pour un utilisateur d’accéder à sa messagerie à partir de plusieurs équipements : ordinateur fixe, portable, tablette, smartphone. En fonction de la solution retenue il peut être nécessaire d’installer une application. Dans tous les cas de figure, il faut configurer et paramétrer la messagerie sur chacun des équipements. Il s’agit essentiellement d’indiquer son adresse email et son mot de passe, de préciser où il faut aller chercher (serveur de courrier entrant) ou déposer (serveur de courrier sortant – SMTP) son courrier électronique et d’indiquer le protocole de communication (POP ou IMAP).
Cette opération est relativement simple mais l’incompréhension de certains des termes indiqués lors de la configuration peut dérouter beaucoup de novices. Cette opération peut aussi devenir compliquée lorsqu’il y a beaucoup d’utilisateurs et une grande variété d’équipements.
L’importation des contacts, agendas, etc.
Il n’est plus envisageable aujourd’hui de saisir manuellement ses contacts ou ses rendez-vous comme cela pouvait encore être le cas il y a quelques années. Des outils d’importation existent entre les différents standards et permettent de récupérer l’historique de son activité antérieure. Ils doivent cependant être manipulés avec précaution pour éviter la génération de doublons lorsqu’il peut y avoir plusieurs sources.
La configuration de la messagerie d’entreprise avec des paramètres avancés
Il est bien entendu possible d’aller beaucoup plus loin dans le traitement des emails notamment avec les fonctionnalités plus avancées : définition de la signature, redirection ou recopie d’emails, configuration de répondeurs, filtrage et suppression des spams, création et gestion de mailing-lists, etc.
Quelle que soit la solution retenue pour leur messagerie professionnelle, les conseillers techniques de Super Geek se tiennent à la disposition des professionnels et des petites entreprises, du lundi au samedi, de 9 h à 21 h, au 01 84 76 33 33. Ils peuvent intervenir immédiatement sur un simple coup de fil dans le cadre de formules d’abonnements ou de packs d’interventions.
Article mis à jour le 12 janvier 2021
