Quelle que soit l’activité du professionnel, même s’il est indépendant et qu’il travaille seul, il manipule des données qu’il doit conserver et protéger. En fonction de ses habitudes de travail, ses informations numériques peuvent être plus ou moins étendues : documents, feuilles de calcul, présentations, factures, données comptables, inventaire, images, enregistrements audio ou vidéo, emails, bases de données, fichiers prospects/clients, courrier arrivé, etc.
Il est maintenant admis que la numérisation de toutes les données d’une entreprise contribue à une meilleure performance si elle est accompagnée des formations adéquates et de l’implémentation des bonnes pratiques. Chez Super Geek, nous écrivons des articles sur l’informatique, et nous assistons aussi les professionnels et les petites entreprises dans le cadre d’interventions de dépannage informatique ponctuelles, ou dans la durée avec nos forfaits d’assistance informatique illimités.
Comment stocker les données d’une petite entreprise ?
Comment stocker les données d’une petite entreprise ? Quelles sont les différentes solutions et organisations possibles ? Comment concilier la facilité d’accès avec la sécurité ? Est-il nécessaire d’avoir un serveur pour une activité avec quelques collaborateurs ? Comment réduire le coût du système d’information ?
Il n’existe bien entendu pas une solution universelle qui soit adapté à tous les besoins. Il y a le poids des habitudes avec le serveur dans un réseau local d’entreprise et il y a la tendance du futur avec une approche totalement dans le Cloud.
Un serveur connecté au réseau local de l’entreprise
Le serveur est un ordinateur qui est connecté au réseau local de l’entreprise, qui doit fonctionner en permanence et qui est généralement construit autour de matériels redondants et fiables pour assurer un service 24 x 7. Un serveur permet de partager des fichiers ou des bases de données, de gérer le courrier électronique d’une entreprise, de mettre en commun des ressources comme les imprimantes et d’héberger des sites Internet accessibles depuis l’extérieur.
Certains serveurs dont la seule fonction est le partage de fichiers sont appelés NAS (Network Attached Storage) ou serveurs de stockage en réseau. En plus du partage local, il est aussi possible d’accéder aux fichiers par Internet. Ces équipements constituent une alternative économique et plus facile à gérer dans les cas limitatifs du partage de fichiers. Nous pouvons vous accompagner sur le paramétrage, la configuration et le dépannage de vos NAS. Découvrez comment procéder aux paramétrages initiaux d’un NAS Synology.
Le réseau local de l’entreprise
La constitution d’un réseau local est relativement simple. Chaque équipement qu’on souhaite connecter (ordinateur, imprimante, serveur, etc.) doit disposer d’une carte réseau et d’une prise Ethernet dans laquelle un câble s’enfiche. La connexion des différents appareils se fait avec un switch (commutateur) qui reçoit les différents câbles. Les box des fournisseurs d’accès à Internet peuvent jouer ce rôle lorsqu’il y a très peu d’équipements à connecter. Il est aussi possible de créer un réseau local en Wi-Fi sans les tracas du câblage.
Le stockage dans le Cloud
Le Cloud est un terme qui désigne l’usage d’Internet pour le stockage des données et des applications. Elles sont en réalité stockées sur les disques durs de serveurs qui se trouvent dans des data centers (centres de données) un peu partout dans le monde. Les plus grosses sociétés du secteur (Google, Amazon, Apple, Microsoft, etc.) proposent ces services d’hébergement et assurent un haut niveau de service avec une forte redondance des équipements qui assure la sauvegarde des données. Chez Super Geek, en tant que Google Cloud Partner, nous proposons aux professionnels et aux entreprises bénéficiant d’un forfait d’assistance illimitée pour les professionnels, une réduction de 10% sur les services GSuite. N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements !
Les points clés déterminants pour le choix de la bonne architecture
Les points clés principaux qui sont déterminants pour le choix d’une solution sont les suivants :
1°/ Qualité de la connexion Internet : l’utilisation d’applications Internet et le stockage des données dans le Cloud (par exemple avec la suite bureautique G Suite de Google) nécessite une connexion Internet de bonne qualité. Il est inutile de considérer cette approche si la liaison présente des débits moyens ou si elle peut être instable.
2°/ Spécifications de la solution logicielle métier utilisée : dans certaines professions ou pour certains types d’entreprises, il arrive que le choix d’une solution logicielle métier soit assez limité et que les spécifications soient contraignantes. Dans ces cas, l’architecture est souvent imposée par la solution retenue.
3°/ Aspects financiers : l’installation d’un serveur est un investissement matériel par opposition à une solution Cloud qui correspond à une location. En fonction des applications utilisées et des volumes concernés, l’équation économique qui serait de toute façon défavorable au serveur au sein de l’entreprise pourrait être plus ou moins marquée.
4°/ Sentiment de sécurité : à condition que les procédures de sécurité soient bien mises en place, l’utilisation d’un serveur au sein de l’entreprise peut sembler plus rassurant. Il s’agit d’un sentiment de sécurité en relation avec la confiance limitée que peuvent encore ressentir certains vis-à-vis des prestataires d’hébergement et du Cloud de façon plus générale.
5°/ Compétences techniques : l’administration d’un serveur requiert les compétences assez pointues d’un ingénieur système. Celui-ci peut intervenir ponctuellement à distance mais sa présence dans le dispositif doit être prévue et peut devenir coûteuse.
6°/ Habitudes de travail : l’arbitrage entre la performance immédiate grâce au maintien des habitudes de travail et la culture du changement avec la mise en place d’outils nouveaux impacte naturellement la prise de décision de façon assez stratégique.
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Les utilisations d’un serveur au sein d’une petite entreprise
Le stockage de données, que ce soit des fichiers organisés en répertoires ou des bases de données, est l’une des utilisations d’un serveur informatique installé au sein d’une entreprise. Un serveur peut répondre à beaucoup d’autres besoins. Il peut jouer le rôle de serveur d’imprimantes en permettant à plusieurs postes de travail d’en partager une ou plusieurs.
Le serveur peut aussi centraliser une liste d’utilisateurs et d’équipements et permettre la gestion de droits et d’autorisations. Dans les environnements Windows cette fonctionnalité est assurée par Active Directory qui répertorie ce qu’il y a sur le réseau local et qui permet son administration.
Il peut aussi traiter le courrier électronique de l’entreprise en réceptionnant les emails arrivés et en les dispatchant aux différents utilisateurs. De même, il peut expédier les emails envoyés à l’extérieur.
Le serveur peut aussi jouer le rôle de serveur Web en permettant à des utilisateurs extérieurs d’accéder à des applications Internet qu’il héberge.
Le coût d’un serveur est en milliers d’euros en fonction de sa puissance et de sa capacité. Le coût d’un serveur de stockage de type NAS, limité au stockage de fichiers, est en centaines d’euros.
Dans certaines professions, le choix d’un serveur dans le réseau local de l’entreprise s’impose pour des questions réglementaires. Le professionnel qui doit s’engager sur le lieu de stockage des données et sur les modalités de sauvegarde peut le faire ainsi car il a le contrôle sur l’ensemble de l’infrastructure système.
Le fonctionnement de l’entreprise qui a migré ses applications et ses données dans le Cloud
Une entreprise peut décider de ne pas créer d’infrastructures compliquées avec un ou plusieurs serveurs et d’héberger ses applications et ses données dans le Cloud (ou en ligne). Un utilisateur peut y accéder en utilisant un navigateur Internet à partir de n’importe quel poste de travail ou à partir d’une tablette ou d’un smartphone.
Il s’identifie avec un nom d’utilisateur et un mot de passe et accède alors aux différentes applications et contenus.
La solution bureautique en ligne la plus connue est celle de Google : G Suite. Elle inclut un traitement de texte, un tableur, un agenda, un outil de présentation, et beaucoup d’autres petites applications. Elle est compatible avec les données au format Office mais ne comporte pas toutes les fonctionnalités et sophistications de la suite équivalente chez Microsoft. Toutes les données sont stockées dans le Cloud mais peuvent, si nécessaire, être téléchargées. L’abonnement pour la suite de Google varie entre 4 et 8 euros par mois et par utilisateur.
De la même façon qu’il existait une pléthore de logiciels dans l’environnement Windows, l’évolution vers les solutions en lignes permet d’avoir un choix équivalent qui fonctionne de plus sur toutes les plateformes (PC, Mac, iOS, Android, etc.).
Que ce soit un CRM, un ERP, un accès à une banque de données ou une application métier, les coûts ont généralement la même structure avec un abonnement par mois et par personne. Cette approche est l’un des grands atouts du Cloud qui permet à une entreprise d’être très flexible et d’aligner ses coûts sur son utilisation. Plus besoin de réaliser des investissements disproportionnés en termes d’acquisition d’infrastructures et de licences logicielles.
L’administration est aussi simplifiée car il n’y a plus de nécessité à déployer des logiciels sur les postes de travail. Certaines entreprises n’hésitent pas à réduire le contenu de l’ordinateur à la portion congrue en utilisant essentiellement un navigateur pour accéder aux applications et contenus en ligne.
Quelle que soit la solution retenue, les conseillers techniques de Super Geek se tiennent à la disposition des professionnels et des petites entreprises, du lundi au samedi, de 9 h à 21 h, au 01 84 76 33 33. Ils peuvent intervenir immédiatement sur un simple coup de fil dans le cadre de formules d’abonnements ou de packs d’interventions.
Nous pouvons également vous accompagner dans la mise en place de sauvegardes ou de synchronisations de vos données, vers des espaces sécurisés tels que des NAS ou le cloud.
Article mis à jour le 16 septembre 2020
