L'actualité du dépannage informatique

Le démarrage d’une activité professionnelle indépendante que ce soit sous forme de profession libérale sans collaborateurs ou sous forme d’une petite entreprise avec quelques salariés doit s’appuyer sur une structure technique solide et évolutive.

Le choix de l’architecture informatique fait partie des quelques décisions majeures que doit prendre l’entrepreneur. La taille de sa structure ne permet pas forcément le recours à des consultants extérieurs mais la criticité de l’enjeu impose d’être au fait des grandes tendances actuelles.

L’élément clé dans le processus de décision dépend des solutions logicielles métier retenues. Qu’on soit architecte, avocat ou médecin, qu’on soit une entreprise de services ou une exploitation agricole, le métier exercé est généralement pris en charge par plusieurs solutions informatiques. Ces solutions peuvent s’adapter à plusieurs architectures ou au contraire avoir des spécifications exigeantes qui limitent les choix d’implémentation.

Quels sont les choix principaux du chef d’entreprise ?

Les grandes options peuvent être classifiées selon les catégories suivantes :

Choix des postes de travail
Connexion au réseau (local, Internet)
Stockage et sauvegarde des données
Outils bureautiques
Partage des périphériques : imprimantes, etc.
Fournisseurs et maintenance

Quel poste de travail choisir ?

En dehors de quelques métiers spécifiques dans le graphisme et de quelques inconditionnels qui ne jurent que par le Mac, les solutions Windows constituent le choix quasi évident pour de multiples raisons : prix inférieurs, éventail des logiciels et des solutions applicatives, diversité des fournisseurs, disponibilité des compétences techniques, etc.

Le choix doit ensuite se porter entre les postes fixes (moins chers, plus puissants) et les portables. Ceux-ci apportent une grande flexibilité dans l’usage mais nécessitent souvent des équipements additionnels (grand écran, clavier, lecteur de DVD, etc.) et sont susceptibles d’être volés ou perdus.

Le choix de la puissance de l’ordinateur dépend de la solution logicielle métier retenue et des usages futurs. Il s’agit essentiellement de déterminer le processeur, la taille de la mémoire et l’espace disque sachant que pour la grande majorité des applications professionnelles, les puissances normales actuellement disponibles sont largement suffisantes.

Comment se connecter au réseau (local et Internet) ?

Les différents opérateurs télécoms ont adapté aux professionnels leurs offres destinées au grand public. Celles-ci ont été significativement améliorées ces dernières années grâce à la concurrence qui a augmenté les performances et tiré les prix vers le bas.

Comme le grand public, les professionnels et les très petites entreprises ont accès à Internet grâce à une box. Lorsque la fibre optique est disponible, il ne faut pas hésiter à y souscrire pour sécuriser des débits plus élevés. Lorsque la connexion Internet est absolument critique, il faut adosser l’abonnement principal à un abonnement complémentaire 4G de secours. Les rares fois où la fibre optique est en panne, le basculement vers la 4G assure la continuité de l’accès. La probabilité qu’il y ait en même temps une panne du réseau filaire et du réseau hertzien est négligeable.

La connexion entre les postes de travail et la box peut être établie par Wi-Fi mais il est recommandé lorsque c’est possible d’utiliser un câble Ethernet. Lorsque le nombre de postes de travail à connecter est supérieur au nombre de prises disponibles sur la box, il faut utiliser un switch (commutateur) pour connecter plus d’équipements/câbles. Par opposition au Wi-Fi qui peut être plus capricieux, les câbles Ethernet assurent une transmission de l’information sans déperditions. Ce bénéfice technique se justifie lorsque la contrainte du passage des câbles est surmontable.

Dans l’hypothèse où le réseau Wi-Fi de la box ne permet pas de couvrir l’ensemble de l’espace, il faut utiliser un répéteur ou une prise CPL qui, placés plus loin, étendent la zone de réception du signal.

Comment stocker et sauvegarder les données ?

L’activité professionnelle repose généralement sur un certain volume de données de natures différentes. Dans la plupart des métiers, les utilisateurs sont amenés à utiliser des fichiers bureautiques : documents, feuilles de calcul, présentations, emails, bases de données, etc. La gestion comptable ainsi que toutes ses annexes (facturation, achats, immobilisations, etc.) constituent souvent le deuxième bloc des données de la petite entreprise. Elles sont complétées par les autres applications utilisées ainsi que leurs contenus. Certaines de ces autres applications font souvent partie des solutions logicielles métier au cœur de l’activité du professionnel avec des dossiers clients, des bases de données spécifiques et toutes les informations nécessaires pour l’exercice de l’activité.

Les trois règles d’or principales pour la gestion des données se résument ainsi : structuration, absence de redondance et sauvegarde.

La structuration est l’équivalent digital du classement et du rangement. Les données doivent être clairement identifiées, répertoriés et rangées de telle façon qu’elles soient facilement accessibles. L’absence de redondance sécurise qu’une donnée existe à un instant donné en un seul exemplaire, surtout lorsqu’elle est partagée entre plusieurs personnes. Enfin, l’indispensable sauvegarde garantit que la donnée pourra être retrouvée en cas de défaillance matérielle ou de mauvaise manipulation.

Lorsque le professionnel travaille seul, il peut envisager de stocker ses données sur son propre ordinateur. Dès qu’il y a plusieurs personnes, il faut les stocker en un seul endroit et donner accès aux différents utilisateurs. Cela peut être un ordinateur qui doit alors rester allumé en permanence, un serveur de stockage de données du type NAS ou un serveur normal.

Le lieu de stockage et les modalités de partage des données découlent souvent de la solution logicielle métier. Cependant la tendance générale est en faveur du Cloud où toutes les informations sont conservées sur les serveurs des fournisseurs. Cette évolution réduit l’insécurité de données stockées localement et enlève les contraintes de gestion d’éventuels serveurs locaux. Toute l’information nécessaire à l’activité du professionnel ou de la petite entreprise se trouve dans des « data center » sécurisés et sauvegardés en permanence. Elle est accessible à tout moment, à partir de tout type d’équipement (ordinateur, tablette, smartphone) et est protégée par un identifiant et un mot de passe. Un niveau supplémentaire de sécurité peut être mis en place pour des contenus plus critiques.

Le mode de stockage traditionnel avec un serveur local peut être nécessaire lorsque la liaison Internet n’a pas un débit suffisant pour permettre le travail permanent en ligne. La gestion du serveur et les procédures de sauvegarde nécessitent alors une attention particulière et des compétences informatiques un peu plus avancées. Un support à distance peut être assuré par les conseillers techniques de Super Geek.

Quels outils bureautiques choisir : Office de Microsoft ou G Suite de Google ?

A l’exception de quelques métiers manuels, il est pratiquement impensable d’exercer une activité professionnelle indépendante ou de diriger une petite entreprise sans utiliser une suite bureautique.

Son choix peut découler d’habitudes anciennes qu’on ne souhaite pas changer comme c’est souvent le cas avec Office ou correspondre à une anticipation du tout Cloud avec une préférence pour Google.

Une caricature facile consisterait à opposer l’approche du passé avec la tradition de Microsoft Office et celle du futur avec la vision novatrice de Google. Une autre caricature pourrait opposer la sophistication et le potentiel de Word, Excel, Powerpoint et Outlook à la simplicité et à la limitation de la G Suite.

Les conseillers de Super Geek avaient rédigé cet article qui aide à faire ce choix.

Quels périphériques et comment les partager ?

Un périphérique comme une imprimante peut être généralement connecté de trois façons différentes :

Directement à un ordinateur par un câble
A un réseau local par un câble Ethernet
A un réseau Wi-Fi

Toutes les connexions ne sont pas toujours possibles et les équipements de conception ancienne peuvent être plus compliqués à connecter avec moins d’options.

Pour des raisons de simplicité, la meilleure façon de connecter un équipement est d’utiliser le réseau Wi-Fi. Une imprimante pourra être ainsi facilement partagée entre plusieurs postes de travail. Par contre, la connexion directe à un ordinateur impose de maintenir celui-ci allumé pour permettre aux autres postes de travail de se connecter. La connexion par un réseau local nécessite d’avoir un switch (commutateur) dans lequel les câbles des équipements arrivent. Il est aussi parfaitement possible d’utiliser plusieurs modes de connexion en simultané.

Les imprimantes incorporent de plus en plus les fonctions scanner et fax. Elles apparaissent comme l’équipement principal en dehors des postes de travail.

En fonction de l’activité du professionnel ou de l’entreprise, il y a bien entendu d’autres équipements qui doivent être partagés : webcams, automates, alarmes, etc. Même si de grandes tendances commencent à s’imposer dans les interconnections, l’analyse de chaque équipement doit être réalisée individuellement pour optimiser son intégration dans le réseau de l’entreprise.

Quels fournisseurs et quelle maintenance ?

Lorsque les budgets sont serrés, l’intérêt financier immédiat des petites entreprises est de bénéficier des prix très concurrentiels du marché des particuliers notamment pour l’acquisition des ordinateurs et des imprimantes. Certains fournisseurs comme la Fnac proposent aussi des extensions de garanties qui sécurisent les équipements pendant plusieurs années. Cette approche à budget serré impose d’assumer soi-même l’installation physique et éventuellement le retour du produit en cas de panne matérielle.

Les conseillers techniques de Super Geek ont la possibilité d’accompagner le professionnel qui a adopté cette approche en l’aidant à distance et en prenant la main sur ses équipements pour les configurer et les paramétrer. De même, ils peuvent être une véritable hotline technique à distance en répondant aux questions et en résolvant les éventuels problèmes qui peuvent se poser.

Le support technique à distance est le complément naturel d’une approche d’équipement à coûts contrôlés. Elle évite les déplacements inutiles et les forfaits de facturation à cause des interventions sur place.

Bien entendu, pour les entreprises qui ont plus de moyens et qui souhaitent déléguer l’ensemble de leur problématique à un prestataire qui se déplace sur place, il existe un large panel de revendeurs informatiques qui assurent la fourniture et la maintenance des équipements nécessaires.

Les conseillers techniques de Super Geek se tiennent à la disposition des professionnels et des petites entreprises, du lundi au samedi, de 9 h à 21 h, au 01 84 76 33 33. Ils peuvent intervenir immédiatement sur un simple coup de fil dans le cadre de formules d’abonnements ou de packs d’interventions.