L'actualité du dépannage informatique

apercu-blog

Sortie en septembre 2015, Microsoft Office 2016 est une suite bureautique fonctionnant aussi bien sur des appareils fixes que mobiles. Bien que ses fonctions aient été à la base généralement recommandée pour Windows, elles sont totalement prises en charge par Windows 10. Microsoft Office 2016 fournit à l’utilisateur une suite de logiciels comme : Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access et/ou Publisher selon les suites choisies.

 

Navigation facile

Microsoft Office 2016 : à quoi ça sert ?

 

Microsoft Office 2016 permet d’avoir une suite de logiciels bureautiques qui permettent le traitement de textes, de créer des tableurs, de réaliser des calculs et des graphiques et de gérer ses mails, ses contacts et agendas, entre autres.

 

Pourquoi choisir Microsoft Office 2016 ?

 

Avec cette version d’Office, Microsoft offre un lot de nouveautés aux utilisateurs, mais répond aussi à certaines de leurs attentes classiques. En effet, comparativement aux versions 2007 et 2010, Microsoft Office 2016 est plus stable. Les plantages sont moins fréquents en comparaison aux versions précédentes. Par exemple, en cas de fermeture inopinée de Word 2016, une relance automatique est effectuée avec une proposition de la récupération complète du document en cours, action de récupération qui a gagné en efficacité par rapport aux versions précédentes du logiciel.

 

Une amélioration est également observée du côté de la performance. La gestion de la synchronisation des documents sur le cloud via le service OneDrive a évolué avec un délai de chargement plus court. La gestion de compléments issus de logiciels tiers comme Acrobat (PDF) ou un correcteur orthographique a également été amélioré. L’utilisateur reçoit un message lui indiquant clairement si le logiciel tiers est compatible avec cette édition d’Office.

 

Quelles sont les utilisations de Microsoft Office 2016 ?

 

Mettre en page des documents avec Word

 

 

Word est un logiciel de traitement de texte qui permet de rédiger, de lire et de partager des documents texte. La personnalisation de l’apparence des paragraphes et des titres est possible grâce aux différents thèmes de mises en page disponibles. Il offre la possibilité de créer un CV, un calendrier et même un prospectus, entre autres. Pour ce faire, plus de 40 modèles de documents sont proposés. Les outils d’éditions intégrés dans Word 2016 permettent l’intégration de tableaux, de fichiers sonores, d’images et de vidéos.

 

Réaliser des tableurs avancés avec Excel

 

Organiser et analyser des données et des feuilles de calcul sont les fonctions premières du logiciel de tableur référence Excel. Il offre une large palette de fonctions et de formules de calcul qui permettent de gérer des tableaux dynamiques. Les fonctions que l’on trouve dans Excel vont des plus basiques comme des sommes, des moyennes et des écarts types aux fonctions avancées propres à des domaines spécifiques comme la finance, la logique et la trigonométrique. Plusieurs modèles prédéfinis sont disponibles pour créer un calendrier, une facture, un arbre généalogique, une liste de courses ou encore une feuille de suivi de projet.

 

Construire des présentations avec PowerPoint

 

PowerPoint permet la création simple et rapide de présentations ou des diaporamas multimédias et interactifs. De nombreux modèles prédéfinis sont à la portée de l’utilisateur qui peut les utiliser aussi bien pour montrer ses dernières photos de vacances que pour les bilans de la comptabilité.

 

 

S’organiser avec OneNote

 

Ce bloc-notes numérique permet de noter les points importants de la vie personnelle ou professionnelle. OneNote offre la possibilité de noter ses idées, d’ajouter des images, de mettre à jour une liste de courses et même de vérifier ses tâches. L’option « Partage » permet de collaborer avec ses collègues, sa famille ou encore ses camarades de classe. Les notes s’enregistrent automatiquement et se synchronisent dans le nuage de manière à ce que l’on puisse toujours disposer des dernières versions sur tous ses appareils.

 

Communiquer par e-mail avec Outlook

 

Ce client de messagerie intégré à Microsoft Office 2016 est compatible avec les adresses de messagerie Outlook.com, Exchange ainsi que d’autres fournisseurs. Il est possible d’y gérer le courrier indésirable et de rechercher des éléments dans ses différentes boîtes de réception. Outlook permet non seulement la gestion des e-mails, mais propose aussi un calendrier, un carnet de contacts ainsi qu’un outil de gestion de tâches. Nous avons écrit un article pour vous assister en cas de problème sur Outlook.

 

Gérer une base de clients avec Access

 

Access intègre des modèles prédéfinis, une large palette d’outils afin de gérer des bases de données. Il est constitué d’un moteur de base de données, d’un éditeur graphique et du langage Visual Basic. Access permet l’importation et la gestion de tables, de requêtes à partir d’un fichier Access, Excel ou d’une autre base de données. L’utilisateur peut y compacter une base de données, analyser les tables et éditer la documentation complète d’une base de données.

 

Créer des documents léchés avec Publisher

 

Spécialement destiné aux documents marketing, Publisher propose de nombreux modèles pour des brochures, bulletins d’information, cartes de vœux ou tout simplement des bulletins électroniques. Il est possible d’y créer et d’y personnaliser des publications avec l’aide d’outils de retouches intégrés. L’utilisateur a la possibilité de déplacer, zoomer, mais aussi découper les images, entre autres.

 

 

 

Comment obtenir Microsoft Office 2016 ?

 

Pour profiter de Microsoft Office 2016, il faut avant tout être détenteur d’une licence. Une fois celle-ci achetée, l’utilisateur pourra l’utiliser sans limite de temps.

 

Microsoft 2016 : qu’est-ce qu’une licence OEM ?

 

Il existe différents types de licences qui peuvent être achetées pour avoir Microsoft Office 2016 sur son appareil et la licence OEM (Original Equipment Manufacturer) qui est généralement moins chère en fait partie. Par contre, il est important de savoir que ce type de licence est liée à la machine sur laquelle elle est installée : elle ne peut donc être déplacée sur une autre. Cette licence ne diffère toutefois pas d’une licence Retail (qui peut être installée sur différents ordinateurs successifs) sur le plan des fonctionnalités.

 

Où acheter une licence de Microsoft Office 2016 ?

 

Pour se procurer une licence Microsoft Office 2016, un utilisateur peut se tourner vers le site de Microsoft, les plateformes de vente en ligne (Price Minister, Fnac, Cdiscount, Darty, Amazon…) ou encore son dépanneur informatique. Il est bon de savoir que chez Super Geek, il est possible de se procurer des licences Microsoft Office 2016 OEM Pro Plus dans le cadre de nos dépannages (nous ne vendons pas de licences séparément).

 

Comment installer Microsoft Office 2016 ?

 

L’installation de Microsoft Office sur un nouvel apparail est généralement simple à effectuer. Il suffit d’exécuter les étapes et de suivre les instructions. Un redémarrage du système est souvent demandé pour finaliser l’installation. Ce que l’utilisateur doit toutefois savoir, c’est qu’il est recommandé de désinstaller une éventuelle version antérieure d’Office déjà installée sur l’ordinateur avant d’y installer Office 2016 pour éviter tout conflit de licence. L’utilisateur peut être assisté par son dépanneur informatique en cas de doutes lors de l’installation.

 

installation-office

©Microsoft support

 

Comment activer sa licence Microsoft Office 2016 ?

 

Avant de commencer à utiliser la suite bureautique, il est important d’activer la licence. Pour ce faire, une clé de produit est fournie au moment de l’achat. Si l’achat se fait sur le site de Microsoft, l’activation sera faite en accédant au tableau de bord que vous trouverez sur votre compte Microsoft.

 

J’ai mis à niveau ou réinstallé Windows : ai-je conservé ma licence Office ?

 

C’est une question qui est souvent sujette à débat, car il faut comprendre que la portabilité de la licence Microsoft Office est une opération qui n’est pas toujours simple. L’utilisateur doit savoir que lors d’une mise à niveau ou réinstallation de Windows, le risque de suppression des applications telles qu’Office n’est pas à exclure. Il risque alors de perdre sa licence numérique. Par exemple, si son appareil est pollué par un virus, il existe la possibilité que sa licence ne puisse pas être récupéré lors de la mise a niveau ou réinstallation.

 

Les nouveautés dans Office 2016

 

En lançant Office 2016, Microsoft a aussi veillé à limiter certaines erreurs auxquelles faisaient face les utilisateurs des versions antérieures. Cette suite bureautique présente ainsi quelques nouveautés.

 

Enregistrement automatique

 

Cette nouveauté concerne l’ensemble de la suite bureautique. Cette amélioration au niveau de la performance permet de limiter l’impact des erreurs système sur la création de fichiers non enregistrés. La saisie automatique de commande est effectuée avant la fermeture du système et l’utilisateur peut ainsi avoir accès aux versions « restaurées » de ses fichiers.

 

Intégration d’images et de vidéos

 

La lisibilité et la modernité des différents logiciels ont été améliorées tout en offrant des fonctionnalités de partage d’images et de vidéos sur le Web.

 

Rubrique « Aide » optimisée

 

Microsoft Office 2016 offre une rubrique « Aide » optimisée qui permet d’accéder directement à l’outil recherché en limitant le nombre de clics. Afin de répondre plus facilement aux questions fréquentes, un historique des demandes est conservé.

 

Recherche intelligente

 

Word, Excel et PowerPoint 2016 ont été dotés d’un moteur de recherche Internet. Il est ainsi possible d’obtenir ses résultats de recherche sans avoir à quitter son document.

 

D’autres nouveautés d’Office 2016 dans chaque logiciel :

 

Word 2016

Équations manuscrites – cette version de Word permet l’insertion d’équations mathématiques converties en textes

 

equation-manuscrite-word

 

Excel 2016

  • Obtention de requêtes provenant de bases de données
  • Les prévisions établies en un clic
  • Cartes 3D (outil de visualisation géospatiale en 3D)
  • Des nouveaux modèles financiers
  • La synthèse des tableaux est optimisée
  • L’insertion des équations mathématiques sont converties en texte-équation manuscrite
  • Nouveaux thèmes et six nouveaux types de graphiques

 

PowerPoint 2016

  • La transition et les mouvements d’objets dans les diapos sont plus fluides grâce au nouveau type de transition (Morph)
  • La lisibilité des diapositives a été améliorée via le nouveau service Concepteur PowerPoint qui génère automatiquement diverses idées
  • Nouveaux thèmes et six nouveaux types de graphiques
  • L’insertion des équations mathématiques sont converties en texte-équation manuscrite

 

Outlook 2016

  • Ajout d’une liste regroupant les éléments récents pour les fichiers joints
  • Ajout des groupes au lieu des listes de distribution
  • Fonctionnalité Courrier pêle-mêle pour trier les messages à basse priorité
  • Ajout des polices chinois et japonais
  • L’internationalisation des adresses de messagerie (EAI) pour envoyer et recevoir du courrier, quelle que soit la langue des adresses de messagerie impliquée

 

OneNote 2016

  • Prise de notes directement sur le Web
  • Envoi de notes par courrier électronique
  • Capture de contenu sur le Web avec Clipper
  • Capture d’images sur téléphone avec Office Lens

 

Project 2016

  • Chronologies plus flexibles
  • Contrôle plus étroit de la planification des ressources
  • Fonctionnalité Rechercher améliorée
  • Nouveaux thèmes

 

Access 2016

  • Nouveaux thèmes et 5 modèles de base de données remaniés
  • Exportation d’informations de sources de données liées vers Excel
  • Plus grande boîte de dialogue Afficher la Table
  • Fonctionnalités d’application Web Access à venir pour les clients locaux SharePoint

 

Quelles sont les versions d’Office 2016 ?

 

Le logiciel de Microsoft se décline sous différentes formes et elles comportent des caractéristiques qui leur sont propre.

 

Office Famille

 

Destinée aux familles, cette version d’Office permet d’acquérir les applications dites classiques comme Word, Excel, Outlook, PowerPoint et OneNote. L’achat de cette version comprend l’installation d’Office 2016 sur un appareil pour une utilisation personnelle ou professionnelle. L’acheteur dispose également de 15 Go de stockage en ligne OneDrive.

 

Office Étudiant

 

Ici encore, l’acheteur a droit à l’installation d’Office 2016 pour 1 PC, mais pour une utilisation personnelle. Cette version du logiciel de Microsoft comprend les versions complètes de Word, Excel, PowerPoint et OneNote ainsi qu’un espace de stockage de 15 Go en ligne. Par contre, le détenteur d’Office Étudiant ne pourra pas profiter d’Outlook qui n’est pas compris.

 

Office Professionnel

 

Microsoft Office Professionnel est la suite bureautique de référence dédiée aux professionnels. En sus des logiciels présents dans les versions Famille et Etudiant, Office Professionnel comprend aussi le module de gestion de bases de données Access 2016 et l’outil de création marketing Publisher.

 

Office Professionnel Plus

 

Cette version d’Office est décrite comme étant une forme plus complète d’Office Professionnel. Elle propose les mêmes logiciels et à ceux-ci s’ajoutent Lync, InfoPath et Skype Entreprise. Destinée aux professionnels, elle existe en versions 32 bits ou 64 bits.

 

Office sur mobile/tablette

 

Microsoft Office peut aussi être utilisé sur les smartphones ou tablettes. Pour ce faire, Microsoft a créé une version mobile disponible sous la forme d’applications distribuées sur les stores : App Store, Play store et Windows Store. Celles-ci comprennent les logiciels de base tels que Word, Excel et PowerPoint. Les fonctionnalités présentes permettent la lecture, la modification, l’enregistrement de fichiers et la collaboration en temps réel. L’application Office peut être téléchargée gratuitement. Consulter et enregistrer des documents en ligne est possible en utilisant un compte Microsoft (pour OneDrive ou SharePoint). Avec un compte Microsoft personnel, professionnel ou scolaire associé à un abonnement Microsoft 365, il est possible d’accéder aux fonctionnalités premium de l’application.

 

Microsoft Office 2016 pour Mac

 

La suite bureautique de Microsoft est également compatible avec les appareils Mac. Office 2016 est compatible avec les écrans Retina et un mode plein écran peut ainsi être proposé. Étant connecté au Cloud avec l’intégration de OneDrive, il est possible de synchroniser les documents qui seront accessibles depuis n’importe quel appareil.

Disponible en édition Famille et Étudiante, Microsoft Office 2016 comprend les éditions 2016 du traitement de texte Microsoft Word, du tableur Microsoft Excel, du logiciel de présentation Microsoft PowerPoint ainsi que de l’outil de prise de notes OneNote.

 

Installer Office 2016 sur un Mac

 

Une fois la licence achetée, il suffit de lancer l’installation et de suivre les étapes. Il est recommandé de vérifier l’espace disque nécessaire et de modifier l’emplacement d’installation si nécessaire. À savoir qu’il est possible de désactiver les programmes que l’on ne souhaite pas utiliser. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « Personnaliser » dans l’écran de l’installation pour n’avoir que des applications Office spécifiques et non la suite complète. Une fois l’installation complétée, l’utilisateur devra procéder à l’activation pour commencer à utiliser Microsoft Office 2016. Pour cela, il lui faudra démarrer une application Office. Il est possible de se tourner vers le Support Microsoft, si l’on rencontre des difficultés pour l’activation sur un Mac.

 

installation-office-sur-mac

© Microsoft support

Il est possible d’installer et d’utiliser Office 2016 pour Mac et Office pour Mac 2011 simultanément, mais il est toutefois recommandé de désinstaller la version antérieure afin d’éviter tout risque de conflit entre les deux licences.

 

Office Online

 

Office Online est une version en ligne gratuite de la suite bureautique de Microsoft. Elle est accessible depuis un navigateur et comprend les mêmes logiciels que les suites Famille et Etudiant, soit Word, Excel et PowerPoint. Pour ce qui est d’Outlook, les utilisateurs doivent se tourner vers Outlook.com. Il faut toutefois savoir que les fonctionnalités sont réduites en comparaison à celles proposées pour les suites sur ordinateur.

Voici quelques exemples :

 

  • Word Online ne propose pas les outils du ruban et les raccourcis clavier qui permettent de modifier le format d’un mot et les fonctionnalités de publipostage …
  • Excel Online ne permet pas d’exécuter les macros ou voir le Power View
  • PowerPoint Online dispose de beaucoup moins d’options pour les transitions et les animations.

 

Microsoft Office 2016 et le travail collaboratif

 

Parmi les nouveautés que Microsoft propose dans Office 2016, il y a diverses fonctionnalités qui permettent de faciliter le travail d’équipe en réseau. À savoir que la dimension collaborative varie d’un logiciel à l’autre, mais les options permettent d’identifier qui a accès au document et qui le modifie. Le créateur d’un document conserve toutefois le contrôle et peut modifier les droits d’accès et d’écriture au cas par cas.

 

Partage de documents, la collaboration en temps réel avec OneDrive

 

Dans la version 2016 de sa suite bureautique, Microsoft a intégré des outils de partage simplifiés dans Word, PowerPoint et OneNote permettant le travail collaboratif. En effet, chacune de ces applications dispose d’un bouton « Partager ». Il permet de sauvegarder les documents en ligne et de les partager avec ses collaborateurs en indiquant leurs adresses e-mail. Il est possible de consulter l’historique des fichiers, les modifications faites peuvent être visualisées et modifiées en temps réel.

Pour activer cette fonction et travailler en groupe, il suffit d’enregistrer les identifiants d’un compte de messagerie Microsoft (Hotmail, Outlook, Live…) qui comprend un espace de stockage gratuit de 5 Go sur OneDrive. Les fichiers qui seront enregistrés sur le cloud sont accessibles depuis n’importe quel appareil (PC portable, smartphone, tablette…) via OneDrive.

 

Collaborer en ligne avec la co-édition de documents

 

Microsoft Office 2016 permet aux utilisateurs de travailler en même temps sur un document, sans pour autant se trouver dans la même pièce. Word, Excel et PowerPoint sont les logiciels dans lesquels cette fonction peut être utilisée. La co-édition s’effectue dans des zones de stockage partagé (OneDrive) et tous les co-éditeurs doivent avoir l’autorisation de modifier le document afin de pouvoir collaborer dessus.

Lorsqu’un document est partagé, un lien est envoyé aux collaborateurs par messagerie pour leur permettre de l’ouvrir dans un navigateur Web. Toute l’équipe voit la présence et les modifications effectuées par chaque personne travaillant sur le document.

 

Office 2016 vs Office 2013

 

Microsoft apporte de nouvelles améliorations dans chacune de ses versions d’Office. Même si elle n’a pas subi de grands changements en matière d’esthétisme, Office 2016 propose des composants modernisés par rapport à la version antérieure, mais aussi de nouvelles fonctionnalités ; une gestion intelligente des emails sur Outlook, l’accessibilité à ses documents sur différents supports (PC, Mac, mobile, tablette et Web) via OneDrive, etc. Outre le travail collaboratif, Microsoft a aussi misé sur l’aspect sécurité avec Office 2016. Contrairement à la version de 2013, celle-ci dispose d’une protection contre la perte de données.

 

Microsoft Office 2016 vs OpenOffice

 

Bien qu’elle soit plus populaire, Microsoft Office 2016 n’est pas la seule suite bureautique disponible sur le marché. Une alternative pourrait être Apache OpenOffice, un logiciel gratuit et open source. Téléchargeable sous forme de pack, il donne accès à des logiciels tels que :

 

  • Writer : pour le traitement de texte
  • Calc : le tableur
  • Impress : un programme de présentation
  • Draw : pour le dessin et le traitement graphique
  • Base : un programme de base de données
  • Math : dédié aux formules mathématiques

 

Contrairement à Microsoft Office 2016, cette suite bureautique ne présente toutefois pas de logiciels pour la gestion des e-mails, ce qui rend son utilisation peu intéressante pour les professionnels. L’un des avantages d’OpenOffice est que le code source est libre d’accès, ce qui permet à chaque utilisateur de procéder à des modifications et de faire évoluer le logiciel. Tout comme la suite de Microsoft, elle est compatible avec divers systèmes d’exploitation (Windows, Mac et Linux).

La compatibilité avec Microsoft Office n’est pas assurée à 100 % bien qu’il soit possible de sauvegarder des fichiers en .doc sous Writer ou en .xls sous Calc. Ce manque de fiabilité peut être contraignant lors d’échanges de fichiers avec quelqu’un qui ne travaille pas avec OpenOffice. Par exemple, les mises en pages sont parfois rognées et les textes décalés lors de l’importation d’un fichier de Impress dans PowerPoint.

Pour ce qui est de la langue, celle-ci devra être choisie au moment du téléchargement, ce qui peut poser problème au niveau des langues dans les documents textes et la vérification orthographique. Si un utilisateur veut, par exemple, passer du français à l’anglais, il devra télécharger exprès le fichier correspondant depuis la page d’OpenOffice.

 

Microsoft Office 2016 vs LibreOffice

 

LibreOffice est une autre forme de logiciel open source qui pourrait être une alternative à Microsoft Office, ce qui veut dire que là encore, le téléchargement est gratuit et le code source peut être édité. Cette suite bureautique présente des logiciels tels que :

 

  • Writer : traitement de texte
  • Calc : tableur
  • Impress : présentations
  • Draw : graphiques vectoriels
  • Base : base de données
  • Math : formules d’édition

 

LibreOffice prend en charge les fichiers enregistrés en docx, pptx et xlsx, mais les documents ne seront pas toujours exactement les mêmes dans LibreOffice et dans les applications Microsoft Office. Les polices propres à MS Office ne sont pas prises en compte. Tout comme pour OpenOffice, il serait moins pratique d’utilisation s’il y a partage de fichiers réguliers avec des utilisateurs de MS Office. Étant gratuite et dépendant de volontaires, l’assistance est moins rapide que celle de Microsoft Office. Il est aussi bon de savoir que contrairement à MS Office, cette suite n’est pas prise en charge sur mobile. Le gestionnaire d’e-mails n’est également pas présent dans cette suite qui ne propose pas non plus le stockage en ligne comme OneDrive.

 

 

Office 2016 n’est pas le dernier né de Microsoft. La version la plus récente est Microsoft Office 2019 qui a la particularité d’être une licence qui n’expire jamais. Il faut toutefois savoir que l’utilisateur ne recevra pas non plus de nouvelles mises à jour que Microsoft pourrait publier. Elle demeure toutefois une solution intéressante pour ceux qui n’utilisent pas le cloud, travaillent seuls et n’ont pas besoin des options avancées.

 

Article mis à jour le 24/06/2020

restons en contact

inscrivez-vous a notre newsletter pour etre informé(e) de l’actualité du dépannage informatique !