L'actualité du dépannage informatique

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Ne pas se laisser déborder par  les e-mails non lus est la première étape vers une meilleure gestion de sa boite mail. Que vous en receviez dix ou plus d’une centaine par jour, une boite mail mal gérée peut vite devenir un vrai casse-tête, et est contre-productif. Il est également conseillé de séparer le courriel personnel du courriel professionnel, en utilisant des boites aux lettres dédiées. Pour gagner du temps et être plus efficace, il existe d’autres pratiques qui permettent d’y voir plus clair. Voici nos conseils !

 

1.     Fini les e-mails non lus !

 

Dès l’ouverture de la boite de réception, repérez les messages dont le temps de traitement est réduit. Répondez-y en premier, les e-mails qui requièrent une réponse brève sont vite traités et vous pourrez ainsi passer à autre chose plus rapidement. Pour les autres, procédez par ordre du niveau d’urgence et d’importance. Créer un répertoire peut être utile, il permet de bien classer ses mails afin de les retrouver plus facilement au moment où vous serez en mesure de les traiter. Se désabonner des Newsletters ou autres correspondances que l’on ne lit jamais est également un bon moyen de diminuer considérablement le nombre de messages non lus dans sa boite mail.

 

2.     Organisez votre boite de réception

 

Trier et classer ses mails sont les règles d’or pour bien gérer sa boite mail. Classer un mail qui ne requiert plus d’action de votre part devrait devenir une habitude. Les libellés et les tags seront vos alliés pour bien ranger vos e-mails. Des outils qui permettent de se retrouver plus facilement lorsque l’on a besoin d’une information. Les règles de messages ou les règles de tri de la messagerie peuvent être utilisées pour différencier les e-mails, soit les placer automatiquement dans un dossier spécial (à traiter, urgent, sujets, etc.). À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux ! Pour éviter de recevoir des e-mails de relance lorsque vous êtes absents (en vacances), programmez un message automatique d’absence.

 

Comment classer ses messages sur Outlook et Gmail ?

 

Comme mentionné plus haut, vos boites de messageries disposent de fonctionnalités qui vous permettent de ranger vos e-mails en un clic. En voici deux exemples :

 

Créer un libellé et y associer un message sur Gmail :

 

– Sur votre ordinateur, accédez à Gmail.

– Sur la gauche, faites défiler l’écran vers le bas, puis cliquez sur Plus.

– Cliquez sur Créer un libellé.

– Donnez un nom au libellé.

– Cliquez sur Créer.

– Sélectionnez les messages de votre choix.

– En haut de l’écran, cliquez sur Libellés.

 

Organisez vos mails sur Outlook avec l’option « Ranger » :

 

– Dans Outlook, sélectionnez un e-mail de l’expéditeur dont vous souhaitez supprimer les messages.

– Dans la barre de menus, sélectionnez Ranger.

– Choisissez comment vous voulez gérer les messages e-mail de l’expéditeur que vous avez choisi.

– Sélectionnez Ranger pour effectuer l’action sélectionnée.

 

gerer sa boite mail

 

3.     Définissez un temps journalier pour le traitement des mails

 

Contrairement à ce que l’on peut penser, consulter sa boite mail tout au long de la journée peut s’avérer être contre-productif. Définissez des créneaux définis pour faire la gestion des e-mails. Essayez de ne consulter votre messagerie que 4 fois par jour. Désactivez les notifications d’arrivée des nouveaux messages et ne gardez que quelques alertes, qui ne vous avertiront que de l’arrivée de courriels importants.

 

4.     Attention à la rédaction du mail

 

Limiter les échanges de mails interminables peut se faire dès le moment où l’on rédige un message. N’utilisez les envois groupés que lorsque c’est nécessaire. La fonction « répondre à tous » devrait être réservée aux cas précis où tous les interlocuteurs peuvent être intéressés par la réponse. Organisez au mieux le corps du mail en posant toutes les questions nécessaires ou en donnant toutes les informations requises afin d’éviter des échanges supplémentaires sur un même sujet. Des phrases simple et efficace faciliteront la compréhension de vos demandes.

 

Si vous rencontrez des problèmes avec votre messagerie, prenez contact avec nous au 01 84 76 33 33. Nous vous proposons un diagnostic gratuit et une garantie “Dépanné ou Remboursé”.

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