L'actualité du dépannage informatique

Comment convertir un document en PDF

mercredi 18 septembre 2019
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Convertir une image en PDF, ou convertir un document Word en PDF… Qui n’a jamais eu le besoin de transformer un fichier donné au format PDF ? Ce type de fichier, Portable Document Format pour PDF, est un format spécifique créé par la société Adobe en 1992, et qui s’est imposé comme un format de référence pour la présentation et le stockage de documents digitaux. Un PDF est lisible sur une grande variété d’équipements et permet de proposer un document propre et un “produit fini” aux destinataires de ce document. Un autre avantage du fichier PDF est qu’il n’est pas modifiable directement, sauf avec des logiciels spécifiques. Cela garantit un niveau de sécurité élevé sur l’intégrité des informations contenues dans le document. Aujourd’hui, un nombre grandissant d’entreprises et d’administrations demandent à leurs utilisateurs des documents scannés dans le cadre de leurs procédures. Le PDF est le format privilégié de ces documents.

 

Maintenant, comment faire lorsque l’on ne dispose pas des documents au format PDF, et que nous devons convertir une image en PDF, ou convertir un tableau Excel en PDF par exemple ? Il existe de multiples façons de créer un PDF, et nous allons en aborder un maximum dans cet article.

 

 

 

Comment convertir un document Word en PDF

 

Les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc) intègrent, depuis les dernières éditions, une fonctionnalité permettant de créer un document PDF directement en l’enregistrant comme tel. De cette manière, vous pouvez donc créer un document Word (une lettre de motivation ou un mémoire de fin d’études, par exemple), et l’enregistrer directement au format PDF, sans avoir à le convertir. Pour faire cela, c’est très simple. Nous allons prendre un document Word comme exemple (qui contient un extrait de notre article sur les 8 avantages du dépannage informatique chez Super Geek). Nous vous montrons ici la marche à suivre sur Microsoft Word 2016 : si vous utilisez une version antérieure, il est possible que la fonctionnalité ci-dessous ne soit pas disponible. Nous vous invitons dans ce cas à suivre ce mode d’emploi. Vous pouvez également réaliser ces opérations sur Excel, PowerPoint et Publisher 2016.

 

Afin de convertir ce fichier Word en PDF, rendez vous sur “Enregistrer sous”, puis choisissez un répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document PDF.

 

Cliquer sur Enregistrer Sous

 

Ensuite, une fenêtre de dialogue apparaîtra, au sein de laquelle vous pourrez nommer le document que vous souhaitez créer. A cette étape, vous devez sélectionner le type “PDF” dans le menu déroulant portant ce nom, comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessous. Vous avez également la possibilité de paramétrer des options supplémentaires en cliquant sur “Options”.

 

Sélectionner le type et accéder aux options d’enregistrement

 

Dans les options, vous avez la possibilité de paramétrer quelques réglages avancés. Vous pouvez, par exemple, choisir quelles pages vous souhaitez convertir en PDF (comme lorsque vous imprimez un document). Vous pouvez également choisir d’inclure dans ce PDF des “méta données”, qui ne sont pas partie du fond d’information de votre document, mais des informations associées à vos données permettant par exemple de baliser les informations. Enfin, vous avez également la possibilité, à cette étape, de définir un mot de passe pour protéger votre PDF en cochant “Chiffrer le document avec un mot de passe”.

 

Les options d’enregistrement d’un PDF à partir de Word 2016

 

Une fois votre PDF enregistré, il est désormais accessible et utilisable dans le dossier dans lequel vous l’avez enregistré. Il pourra être ouvrable avec le logiciel défini par défaut pour l’ouverture des PDF sur votre ordinateur. Si vous souhaitez changer ce logiciel par défaut, consultez notre article à ce sujet.

 

Comment créer un PDF à partir d’un document Google Sheets, Doc, Slides…

 

De la même manière que pour les dernières versions de Microsoft Office, les outils de Google en ligne (Google Docs, Slides, Sheets…), il est possible de convertir ces documents directement au format PDF. Pour faire cela, c’est très simple. 

 

Sur votre document, cliquez sur Fichier, puis Télécharger, et enfin sélectionner Document PDF.

 

Télécharger un PDF depuis Google

 

Il vous sera ensuite proposé d’enregistrer votre fichier PDF dans un dossier de votre ordinateur. Il faut noter que, contrairement aux fonctionnalités proposées par Microsoft Office, il n’est ici pas possible de procéder à des réglages comme le paramétrage d’un mot de passe de protection, ou choisir des sections définies du document à enregistrer au format PDF.

 

Comment convertir une page web en PDF

 

Les navigateurs ont également intégré des fonctionnalités permettant d’enregistrer une page web dans son ordinateur au format PDF. Nous allons vous montrer comment réaliser cette opération sur Google Chrome.

 

Comment convertir une page web en PDF sur Google Chrome

 

Sur la page que vous souhaitez enregistrer en PDF, faites un clic droit avec votre souris, et cliquez sur “Imprimer”.

 

Convertir une page web en PDF

 

Ensuite, sur le menu d’impression qui apparaît, sélectionnez la destination d’impression : vous verrez une option “Enregistrer en tant que PDF” disponible ! Validez ensuite l’impression (soyez rassuré, aucune impression ne se lancera sur une imprimante).

 

Enregistrer la page au format PDF sur l’ordinateur, ou sur Google Drive

 

Vous pouvez également, à cette étape, comme pour une impression classique, choisir les pages que vous souhaitez imprimer, l’orientation, etc… Attention, la mise en page de la page web sera adaptée sur le PDF et ne sera pas forcément une reproduction fidèle de la page telle que vous la voyez sur votre navigateur. De plus, il est possible que la conversion en PDF de certaines pages web ne se passent pas bien (certains modules web ne pouvant pas être reproduits simplement sur un document PDF). Enfin, nous vous rappelons que la reproduction de contenus protégés par des droits d’auteur est interdite.

 

Vous pourrez ensuite sauvegarder votre fichier PDF dans votre ordinateur. Si vous possédez un compte Google Drive / Google One et que votre navigateur y est connecté, vous aurez également la possibilité de sauvegarder directement le PDF dans votre Drive. Pour cela, il suffit de sélectionner “Enregistrer sur Google Drive”.

 

Comment convertir une image en PDF et comment convertir tout document en PDF

 

Comment faire pour convertir un document en PDF, quand ces fonctionnalités intégrées ne sont pas disponibles sur le logiciel ? Il existe des logiciels permettant de créer facilement un PDF à partir de n’importe quelle application. Pour réaliser cela, des éditeurs de logiciels ont créé des “imprimantes PDF” : ces logiciels sont considérés comme une imprimante par l’ordinateur, à la différence près qu’ils n’impriment bien sur pas de papier, mais un fichier PDF ! La création de PDF avec ces logiciels est donc très simple si l’on sait déjà imprimer un document. Microsoft a même créé son logiciel natif sur Windows 10 : Microsoft Print to PDF.

 

Nous allons donc ici enregistrer une image à partir de l’applications “Photos” sur Windows 10, et convertir cette image en PDF avec Microsoft Print to PDF.

 

Tout d’abord, cliquez sur “Imprimer” sur le logiciel à partir duquel vous souhaitez convertir. Une fois dans le menu d’impression, choisissez “Microsoft Print to PDF” comme destination.

 

Convertir un fichier au format PDF en utilisant « Microsoft Print to PDF »

 

Il vous suffit ensuite de cliquer sur “Imprimer” pour enregistrer votre nouveau fichier PDF dans votre ordinateur. Vous avez donc converti ici un fichier jpg en PDF. Il est bien sur possible de convertir des fichiers dans beaucoup d’autres formats, comme png.

 

Comment éditer un PDF

 

Comme nous l’avons expliqué dans notre introduction, un fichier PDF n’est pas, par définition, un fichier modifiable par ses destinataires. Il existe des logiciels permettant de modifier directement des PDF, nous n’allons pas les examiner ici. Nous allons toutefois vous présenter une solution simple d’édition de PDF, qui peut vous être utile si vous souhaitez isoler des pages d’un fichier PDF. Ces opérations sont faisables très facilement en ligne : attention toutefois aux sites frauduleux ! Chez Super Geek, nous apprécions particulièrement le site I Love PDF qui, en dehors de quelques publicités, ne présente pas de signes inquiétants. Sur ce site (en anglais), vous pouvez mettre en ligne un fichier PDF (nous vous suggérons de ne pas mettre en ligne de document contenant des informations confidentielles), et choisir comment isoler certaines pages, ou toutes les pages, de votre fichier. De cette manière, vous pouvez par exemple convertir un fichier PDF de 7 pages, en 7 fichiers PDF d’une seule page !

 

Nous espérons que notre guide vous a permis de convertir votre document en PDF. Si vous rencontrez des difficultés dans ces opérations, ou souhaitez bénéficier d’une assistance technique, ou d’un dépannage informatique sur vos équipements, où que vous soyez en France, n’hésitez pas à nous contacter au 01 84 76 33 33 pour un diagnostic gratuit de votre problème !

 

Article mis à jour le 18 septembre 2019

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