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Lundi au samedi de 9h à 19h
Prix d’un appel local, non surtaxé
Dans le cadre de l'exécution de ses prestations, Ubikwi SAS (ci-après le « Prestataire ») est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel concernant ses clients, prospects, interlocuteurs et, le cas échéant, les utilisateurs des systèmes informatiques sur lesquels elle intervient.
Les données susceptibles d'être collectées et traitées comprennent notamment :
Le Prestataire veille à ne collecter que les données nécessaires à la réalisation des finalités poursuivies.
Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :
Les traitements reposent, selon leur nature, sur les bases légales suivantes :
Dans le cadre de ses activités, le Prestataire utilise des solutions d'intelligence artificielle, notamment Claude (Anthropic) et des agents d'intelligence artificielle développés en interne.
Ces solutions peuvent être utilisées pour analyser certains enregistrements de conversations téléphoniques intervenues entre les clients et les équipes du Prestataire.
Ces analyses ont notamment pour objectifs :
Les données transmises aux solutions d'intelligence artificielle sont limitées à celles nécessaires à la réalisation de ces analyses.
Les résultats produits par ces solutions font systématiquement l'objet d'une vérification humaine par les collaborateurs habilités du Prestataire. Les outils d'intelligence artificielle constituent des outils d'assistance et d'analyse et ne se substituent pas à l'appréciation humaine.
Les données personnelles issues des prestations et transmises aux solutions d'intelligence artificielle ne sont pas utilisées par le Prestataire pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Le Prestataire ne donne pas non plus instruction à ses fournisseurs d'utiliser ces données à cette fin.
Les solutions d'intelligence artificielle sont sélectionnées et configurées en tenant compte des exigences de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles prévues par la réglementation applicable.
Le Prestataire veille notamment à ce que les fournisseurs concernés soient soumis à des engagements contractuels appropriés en matière de confidentialité, de sécurité et de traitement des données personnelles.
Certaines conversations téléphoniques peuvent être enregistrées à des fins de contrôle de la qualité des prestations, de formation des équipes et d'amélioration du service rendu aux clients.
Lorsque de tels enregistrements sont réalisés, les personnes concernées en sont informées.
Les enregistrements téléphoniques sont conservés pendant une durée limitée, proportionnée aux finalités poursuivies et ne dépassant pas six (6) mois, sauf obligation légale ou nécessité particulière de conservation dans le cadre d'un litige.
Les documents d'analyse et de synthèse issus de ces enregistrements peuvent être conservés pendant une durée maximale d'un (1) an, sous réserve de leur nécessité pour les finalités poursuivies.
Les enregistrements des sessions de prise en main à distance sont conservés pendant une durée maximale d'un (1) mois.
Certains éléments peuvent être conservés au-delà de ces durées lorsqu'ils ont fait l'objet d'une anonymisation effective et irréversible, notamment à des fins statistiques ou de formation.
Le Prestataire peut faire appel à des sous-traitants pour l'exécution de tout ou partie de ses prestations, notamment pour l'hébergement, les outils logiciels, l'assistance, la maintenance, les solutions d'intelligence artificielle et les services techniques associés.
Lorsque ces prestataires traitent des données personnelles pour le compte du Prestataire, ils interviennent conformément aux instructions documentées de celui-ci et sont soumis à des obligations contractuelles conformes à l'article 28 du RGPD.
Le Prestataire veille à ce que ses sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles.
Les accès aux données sont limités aux seules personnes et entités ayant besoin d'en connaître pour les besoins des prestations.
Le Prestataire demeure responsable du respect de ses obligations réglementaires dans le cadre des traitements dont il détermine les finalités et les moyens.
Lorsque le Prestataire intervient pour le compte d'un client professionnel en qualité de sous-traitant, les responsabilités respectives des parties sont également précisées dans les conditions contractuelles et, le cas échéant, dans un accord spécifique de sous-traitance de données personnelles (DPA).
Le Prestataire privilégie le recours à des solutions dont les données sont hébergées au sein de l'Union européenne.
Lorsque des données personnelles font l'objet d'un transfert vers un pays situé en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, ce transfert est encadré conformément aux dispositions du chapitre V du RGPD.
Le Prestataire veille notamment, selon les situations, à ce que ces transferts reposent sur une décision d'adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme de transfert reconnu comme valable par la réglementation applicable.
Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée, le cas échéant, des durées de conservation imposées par les obligations légales et réglementaires applicables.
Les données faisant l'objet d'une obligation légale de conservation ou nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice peuvent être conservées en archivage intermédiaire pendant les durées applicables.
Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
Le Prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données personnelles.
Ces mesures comprennent notamment :
Le Prestataire veille également à ce que ses sous-traitants appliquent des mesures de sécurité adaptées aux risques présentés par les traitements réalisés.
Dans le cadre des prestations d'assistance informatique, le Prestataire peut être amené à accéder à des données hébergées sur les systèmes informatiques du Client.
Lorsque le Prestataire intervient en qualité de sous-traitant, le Client demeure responsable de la détermination des finalités et des moyens des traitements qu'il confie au Prestataire, ainsi que de la licéité des données qu'il met à disposition.
Le Prestataire s'engage, pour sa part, à traiter ces données conformément aux instructions documentées du Client et aux obligations qui lui incombent en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.
Lorsque le Prestataire traite des données pour ses propres besoins, notamment pour la gestion de sa relation commerciale, la facturation, la sécurité ou le contrôle de la qualité de ses prestations, il agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements concernés.
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée, toute personne concernée dispose, dans les conditions et limites prévues par la réglementation, des droits suivants :
Les demandes d'exercice de ces droits peuvent être adressées à l'adresse suivante : cnil at ubikwi.com
Le Prestataire pourra demander les éléments nécessaires à la vérification de l'identité du demandeur lorsque cela est justifié.
Toute personne concernée dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.
Lorsque le Prestataire intervient en qualité de sous-traitant pour le compte d'un Client, les demandes relatives aux traitements réalisés pour le compte de ce dernier sont, en principe, adressées au Client, responsable du traitement. Le Prestataire apporte son assistance au Client dans le respect de ses obligations réglementaires.
Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement des données personnelles, les personnes concernées peuvent contacter Ubikwi SAS à l'adresse suivante : cnil at ubikwi.com